Mötesteknik utbildning

Vill du lära dig mer om vad mötesteknik är och hur det fungerar? Lyckade möten är alltid väl förberedda och har en tydlig målsättning. Utveckla din mötesteknik med några enkla tips eller hitta en kurs i mötesteknik. Genom att utveckla mötestekniken går det att effektivisera framtida möten samtidigt som du får deltagarna att vara aktiva och engagerade.

Vi har samlat flera utbildningar inom mötesteknik och mötesutveckling för att ge dig de bästa verktygen att använda under möten!

Vad är mötesteknik?

Mötesteknik är den struktur som ett möte bör ha för att bli så effektivt som möjligt. Grunden till en välfungerande mötesteknik handlar om att utgå från ett tydligt syfte och strukturera upp möten utefter detta för att sedan uppnå ett uppsatt mål.

Starta mötet med att presentera syftet och målsättningen med mötet. Ha en tydlig agenda för mötet och glöm inte se till att fullfölja mötestekniken fullt ut.

Det kan även vara en god idé att skicka ut agendan till mötesdeltagarna före mötet. Skicka gärna ut eventuella presentationer före mötet.

Se till att frigöra tid inför och under mötet för att komma förberedd och på så sätt skapa engagemang. Om det är fler som ska vara med och leda mötet är det extra viktigt att göra de medvetna om mötestekniken. Planera vem som ska föra anteckningar, det är ofta lämpligt att någon annan än ordföranden gör detta.

För att lyckas med en välfungerande mötesteknik gäller det att göra följande:

• Frigör tid inför och under mötet.
• Utgå ifrån syftet med mötet.
• Bestäm ett målsättning redan innan mötet.
• Bjud bara in relevanta deltagare till mötet.
• Planera upp mötets struktur.

Mötesteknik digitala möten

Mötestekniken för digitala möten kan se annorlunda ut än fysiska möten. De negativa effekterna av dålig mötesteknik förstärks när man har digitala möten. De signaler som annars skickas ut mellan deltagare på fysiska möten framgår inte alls lika tydligt under digitala möten.

När det handlar om digitala möten över telefon ser deltagarna inte varandra vilket kan vara problematiskt. De går då inte att tolka ansiktsuttryck, teckenspråk och liknande.

För att undvika förvirring och missförstånd är det viktigt att ha en anpassad mötesteknik för digitala möten.

Mötesordförande får en extra viktig roll vid digitala möten eftersom ordning och reda är ett vinnande tema för mötestekniken under digitala möten. Ordförande måste se till att vara tydlig och fördela ordet mellan deltagare för att det inte ska upplevas rörigt och ostrukturerat.

Något som kan vara bra att tänka på inför digitala möten:

• Välj mötesteknik och om det ska vara ett videomöte eller telefonmöte.
• Skicka ut en mötesinbjudan i god tid med tydliga instruktioner hur deltagare ansluter till mötet.
• Rekommendera deltagare att testa tekniken innan mötet om de inte använt det tidigare.
• Om du själv inte testat tekniken tidigare kan det vara bra att gå igenom ljudfunktioner och hur du gör för att dela skärm.
• Se till så att du har tillgång till support under mötet ifall ni skulle stöta på tekniska problem.

När det väl är dags för det digitala mötet och du ska få användning av din mötesteknik är det viktigt att tänka på följande:

• Anslut till mötet i tid så att de andra deltagarna slipper vänta.
• Ha koll på vilka som har anslutit till mötet och var uppmärksam på att hjälpa till ifall de stöter på tekniska problem.
• Var tydlig med att fördela ordet och se till att engagera alla.
• Vad noga med att hålla tiden som planerats.

Mötesregler

Att upprätta mötesregler gör det enklare att hålla sig till en tydlig mötesstruktur där alla har ett gemensamt ansvar för att målsättningen med mötet uppnås. Mötesregler kan handla om hur deltagare ska bete sig under mötet och vad som ska undvikas.

Genom att använda mötesregler blir det extra tydligt att det inte bara är ordförarens ansvar att mötet blir lyckat, utan att alla kan vara med och bidra.

Mötesregler bör tas upp vid uppstarten av mötet, antingen kan deltagarna gemensamt komma fram till relevanta mötesregler eller så kan dessa ha bestämts i förväg. Det är viktigt att göra alla deltagare medvetna om de gemensamma mötesregler som upprättats för att ha en strukturerat mötesteknik.

Många anser att mötesregler begränsar deltagarnas frihet men genom att deltagarna gemensamt kommer fram till mötesreglerna skapas ett samtycke kring reglerna. Hela idén med mötesregler är att göra alla deltagare medvetna om mötestekniken. Det förebygger även onödiga tidstjuvar.

Det är viktigt för den som leder mötet reagerar och agerar om en deltagare bryter mot bestämda mötesregler för att dessa ska följas. Du som leder mötet har ett ansvar att agera som ett föredöme för de andra.

Exempel på mötesregler:

• Alla har ett ansvar att bidra till att skapa ett så lyckat möte som möjligt.
• Var engagerad. Sätt mobilen på ljudlös och undvik att gå igenom e-post eller liknande under mötet.
• Lyssna och vara uppmärksamma på vad andra säger. Inga frågor är dumma frågor, det är därför inte okej att sucka eller himla med ögonen åt andra.
• Undvik att avbryta varandra. Låt de andra deltagarna prata till punkt och fyll sedan i med relevanta kommentarer som berör ämnet som diskuteras.
• Våga ställa frågor och var nyfiken. Det är viktigt att reda ut eventuella frågetecken innan mötet avslutas.

Mötesteknik övningar

Att genomföra mötesteknik övningar är bra för att bibehålla ett aktivt deltagande genom hela mötets gång. Det bra med variation under ett möte för att deltagare inte ska bli uttråkade. Mötet ska inte vara för förutsägbart. Att bli sittande för lång tid mår ingen bra av.

Övningarna får gärna vara sammankopplade till att främja mötestekniken. Ett annat syfte med övningarna kan vara att skapa en härlig stämning och engagemang. Då får övningarna gärna ha ett gemensamt tema som är sammankopplat med ämnet som mötet berör.

En bra övning som bidrar till en positiv mötesteknik är att börja med är att låta deltagarna gemensamt besluta om mötesregler som ska upprättas. Låt dem ställa sig själva frågan ”vad kan jag bidra med för att göra detta mötet så bra som möjligt?”.

En annan mötesteknik övning är att dela in deltagarna i olika grupper där de tillsammans kan diskutera frågor som rör ämnet för mötet.

En bra teknik om du anordnar ett möte med deltagare som inte träffat varandra tidigare är att göra övningar för att de ska lära känna varandra bättre.

Fler exempel på mötesteknik övningar för att samla energi under pausen:

• Dela upp deltagarna i mindre grupper och låt dem hitta den högsta gemensamma nämnare för gruppen.
• Dela upp deltagarna i mindre grupper och be dem skriva ner 3 påståenden om sig själva, där 2 ska vara sanna och 1 ska vara påhittad. Låt dem sedan klura på vilka det är som stämmer.
• Arrangera ett mingel där du låter deltagarna mingla runt och lära känna varandra. Kanske kan de diskutera mötet med varandra.
• Arrangera paus-gympa. Möten bidrar ofta till en hel det stillasittande och det kan därför vara en god idé att få deltagarna att röra på dig under pausen.
• Para ihop deltagarna två-och-två och låt dem ta en gemensam promenad för att prata med varandra. Frisk luft syresätter också hjärnan och får deltagarna att piggna till.
• Förbered ett quiz där deltagarna kan svara på frågor. Frågorna kan röra något kring ämnet eller något mer lättsamt.

Olika typer av möten

Det finns olika typer av möten som kan vara viktiga att ha koll på för att utforma en passande mötesteknik. Typen av möte definieras utifrån vilket syfte och mål mötet har.

Ett möte kan ha flera olika syften och kan därmed också ha flera olika karaktärer. De vanligaste indelningarna av möten är följande:

• Informationsmöten
• Diskussionsmöten
• Kreativa möten
• Problemlösande möten
• Beslutande möten
• Uppföljningsmöten
• Förhandlingsmöten

Informationsmöten är den vanligaste typen av möte och går, precis som det låter, ut på att förmedla information. Även under informationsmöten behövs en tydlig mötesteknik där ordföraren strukturerar upp mötet.

Diskussionsmöten är öppna möten som tillåter alla deltagare att gemensamt diskutera. De flesta typer av möten har en mötesstruktur som tillåter diskussion men i ett diskussionsmöte är detta det huvudsakliga syftet.

Kreativa möten är en typ av möte som tillåter kreativa lösningar. Trots detta har även kreativa möten en tydlig mötesstruktur och något som kan verka förvånande är att strukturen uppmuntrar till en större kreativitet.

Problemlösande möten handlar om att lösa problem och i vissa fall att förebygga problem. Ibland kan diskussionen också handla om att identifiera storleken av problemet och vad som skulle hända om det inte löser sig. Denna typ av möte kräver en mötesteknik med ett tydligt syfte och målsättning.

Beslutande möten är en typ av möte med en viktig formell funktion. Eftersom besluten som tas kan vara mycket viktiga och innebära en stor betydelse behöver denna typ av möte en strikt mötesstruktur.

Uppföljningsmöten är viktiga för att stämma av resultatet av olika insatser som gjorts. Mötestekniken bör därför anpassas till att deltagarna vid slutet av mötet ska ha ett tydligt svar på frågorna som skulle besvaras.

Förhandlingsmöten rör sig ofta om förhandlingen av avtal mellan olika parter. Eftersom det ofta är flera deltagare som tar för sig under mötet kan det i denna typ av möte vara svårt att hålla sig till en bestämd mötesteknik. Att gå en förhandlingsteknik utbildning kan då vara lösningen på detta.

Formellt möte

Ett formellt möte är ett möte med en tydlig dagordning och därmed också en tydlig mötesstruktur. Det finns med andra ord alltid en lista med punkter om vilka ärenden som ska tas upp på mötet. Dagordningen ska som regel alltid skickas ut i förväg till deltagare, framförallt när det gäller formella årsmöten.

Det finns alltid tydliga regler och styrning i formella möten, detta öppnar upp för att alla är lika delaktiga. Genom att informera alla deltagare om hur vilket upplägg mötet har, vem som har ordet och hur besluten fattas minskar risken att några enstaka deltagare dominerar mötet.

För att undvika detta ytterligare har ett formellt möte ofta mötesfunktionärer som använder relevanta mötestekniker för att styra mötet:

• Mötesordförande.
• Sekreterare.
• Justerare.
• Rösträknare.

Formella möten utgår alltid från en dagordning som följs noga genom hela mötets gång.

Skillnaden mellan ett formellt möte och ett informellt möte är att mötestekniken ser annorlunda ut. Formella möten består av följande delar:

• Formella möten utgår alltid från en dagordning som följs genom hela mötets gång.
• Det formella mötet består av diskussioner och är beslutande.
• Det som diskuteras under mötet protokollförs alltid av en sekreterare.

Kurs i mötesteknik

För dig som vill få ännu mer koll på hur mötesteknik fungerar kan det vara värt att gå en kurs i mötesteknik. Genom att gå en kurs i mötesteknik kan du lära dig mer om hur du använder mötesteknik vid digitala möten och vad det finns för olika typer av möten. Då kan du även får fler tips på olika mötesteknik övningar och mötesregler.

Hos oss hittar du flera kurser i mötesteknik. Välj mellan att fördjupa dig i möteseffektivisering eller att lära dig mer om hur du leder kreativa och inspirerande möten.

För dig som arbetar som ledare och behöver utveckla mötestekniken har vi även kurser i mötesutveckling. Bli en skicklig mötesledare genom att gå en kurs i facilitering för att lära dig mer om en mötesteknik som skapar motivation, engagemang och dialog bland deltagare.

Är du mer intresserad av att utveckla din kompetens inom presentationsteknik för att kunna imponera bland kollegorna under nästa möte kan du istället gå en kurs i presentationsteknik.

Få information om teknisk mötesutveckling under digitala möten har vi utbildningar inom teams och andra digitala kommunikationsplattformar.